Jedes Dokument kostet
Sie 5 Minuten.
Die KI 30 Sekunden.
VLEXA Inbound verarbeitet jedes eingehende Dokument automatisch – erkennt, worum es geht, liest relevante Daten aus und erstellt passende Folgeaufgaben. Wahlweise als kompakter Mini-PC in Ihrem Büro oder in Ihrer eigenen Cloud – Ihre Daten bleiben stets unter Ihrer Kontrolle.
Für wen ist das?
Branchen & Anwendungsfälle
Drei Beispielbranchen – VLEXA Inbound funktioniert überall dort, wo Dokumente eingehen, gelesen, eingeordnet und weiterverarbeitet werden müssen. Andere Branchen sind ebenfalls möglich.
Hausverwaltung
Handwerkerrechnung
Betrag, Objekt, Fälligkeit → „Prüfen, Zahlung, Buchung"
Kündigungsschreiben
Datum, Mieter, Wohnung → „Mandant prüfen, Nachmieter"
Schadensmeldung
Schadensart, Dringlichkeit → „Handwerker, Versicherung"
Versicherungsmakler
Prämienerhöhung
Betrag, Police → „Kunden informieren, Alternativen"
Schadenregulierung
Erstattung, Vertrag → „Kunden benachrichtigen"
Ablehnungsbescheid
Grund → „Widerspruch prüfen, beraten"
Steuerkanzlei
Steuerbescheid
Abweichung, Nachzahlung → „Einspruch, Mandant"
Mandantenbelege
Rechnungen, Quittungen → „Sortierung, Zuordnung"
Mahnung
Betrag, Gläubiger → „Prüfen, Zahlung freigeben"
Was VLEXA Inbound kann
Funktionen im Überblick
Alles, was Sie brauchen, um eingehende Dokumente automatisch zu verarbeiten.
Dokumentenverarbeitung
PDF, Word, Excel, E-Mail, XML und Bilder (OCR). Direkt einscannen, per IMAP automatisch abholen oder hochladen.
Aufgaben erstellen
Pro Dokument werden Folgeschritte erstellt. Sie entscheiden, Ihr Team arbeitet sie ab – zuweisbar an Mitarbeiter und Teams, mit Status.
KI-Chatbot
„Welche Rechnungen sind offen?" – durchsucht alle Dokumente und Aufgaben in natürlicher Sprache.
Wissensbasis
Unternehmensregeln hinterlegen. Die KI berücksichtigt sie bei jeder Dokumentenverarbeitung automatisch.
Team-Verwaltung
Benutzer, Teams, Rollen. Aufgaben einzeln oder pro Dokument an die richtigen Leute zuweisen.
API & Export
40+ Schnittstellen plus Komplett-Export (CSV/JSON/ZIP). Folgeprozesse anstoßen, Aufgaben steuern, Daten in Ihre Systeme herausgeben.
Datenschutz
Ihre Daten, Ihre Hoheit
Ob als Mini-PC vor Ort oder in Ihrer eigenen Cloud-Umgebung – Ihre Dokumente bleiben unter Ihrer Kontrolle.
Kompatibel mit Berufsgeheimnis und DSGVO. Steuerberater, Anwälte, Ärzte – egal, welche Schweigepflicht gilt: keine Weitergabe an Dritte, keine Nutzung zum KI-Training. Ihre Daten bleiben in Ihrer Umgebung.
HTTPS · Benutzer-Login · API-Key-Auth · Tägliche verschlüsselte Backups · Löschung per Klick (Art. 17 DSGVO) · Datenexport als ZIP (Art. 20 DSGVO) · Verschlüsselter Remote-Support
Betriebsmodelle
Vor Ort oder in Ihrer Cloud
Sie entscheiden, wo VLEXA Inbound läuft – die Daten bleiben in jedem Fall unter Ihrer Kontrolle.
Mini-PC · vor Ort Verfügbar
Kompakter Mini-PC in Ihrem Büro. 100 % lokal, keine Cloud, volle DSGVO-Hoheit.
SaaS · gehostet Bald verfügbar
Vollständig von uns gehostet – kein eigener Server, sofort startklar.
Bring your own Azure Bald verfügbar
Betrieb in Ihrer eigenen Azure-Umgebung – volle Daten- und Kostenhoheit.
Was Sie sparen
Die Rechnung geht auf
Rechenbeispiel: 1 Mitarbeiter, 50 Dokumente/Tag, 30 €/h Personalkosten.
| 50 Dokumente pro Tag | Mitarbeiter heute | Mit VLEXA Inbound |
|---|---|---|
| Post lesen, klassifizieren, einordnen | 60 min | entfällt – erledigt die KI |
| Daten erfassen & ablegen | 25 min | entfällt – erledigt die KI |
| Aufgaben verteilen | 15 min | 2 min – nur noch prüfen |
| Dokumente suchen | 20 min | 3 min – Frage an den Chatbot |
| Aufwand pro Tag | 2 h | ~5 min |
| pro Monat | pro Jahr | |
|---|---|---|
| Eingesparte Arbeitszeit | ~1.100 € | ~13.200 € |
Berechnung: 2 h/Tag × 30 €/h × 220 Arbeitstage. Bereits ab 50 Dokumenten pro Tag rechnet sich der Einsatz – je mehr Dokumente und Mitarbeiter, desto größer die Ersparnis. Konkrete Konditionen auf Anfrage.
~13.200 € Zeitersparnis pro Jahr · skaliert mit Ihrem Volumen
Pakete · Konditionen auf Anfrage
Pakete nach Volumen
Beim Mini-PC vor Ort: Hardware einmalig, Software monatlich. Wächst mit Ihrem Dokumentenvolumen. Konkrete Konditionen stimme ich aktuell individuell ab – Pilotpartner sichern sich dauerhafte Sonderkonditionen.
✓ Backup-System auf Ihre Bedürfnisse angepasst
✓ Persönliche Einrichtung & Einweisung
✓ 30 Tage Begleitung inklusive
Monatliche Lizenz
| Paket | Dokumente | Konditionen |
|---|---|---|
| Starter | bis 500/Monat | auf Anfrage |
| Standard | bis 2.000 | auf Anfrage |
| Professional | bis 5.000 | auf Anfrage |
| Enterprise | unbegrenzt | auf Anfrage |
Enthält: Updates, KI-Modell-Updates, Remote-Support, Monitoring.
1 Dokument = 1 Datei (z. B. eine PDF, eine E-Mail oder ein Scan).
Konditionen werden im Gespräch individuell abgestimmt. Alle Beträge netto zzgl. gesetzlicher MwSt.
Ein Blick hinein
Die Anwendung in Aktion
So sieht es aus, wenn die KI Ihre Dokumente verarbeitet.
Und dann?
Die KI erkennt. Ihre Systeme handeln.
Nach der Klassifizierung kommt die Automatisierung. Individuelle Folgeprozesse über die API – auf Anfrage.
Bestandssysteme
Rechnung erkannt → automatisch in DATEV buchen
Ticketsysteme
Schadensmeldung → Ticket im System anlegen
Kalender
Termin erkannt → Eintrag im Kalender vorschlagen
Dashboards & Reports
Alle Daten aufbereitet und visualisiert
Pilotprogramm
Die ersten 3 Pilotpartner gesucht
VLEXA Inbound ist einsatzbereit. Was noch fehlt: echte Einsatzberichte aus Ihrem Arbeitsalltag. Wer jetzt einsteigt, bekommt handfeste Vorteile und hilft dabei, das Produkt für Ihre Branche zu schärfen.
Dauerhafter Rabatt
Auf die monatliche Lizenz, solange Sie Pilotpartner bleiben. Auch nach dem ersten Jahr.
Ihre Stimme zählt
Feature-Wünsche fließen in die Produktentwicklung ein. Sie reden direkt mit mir, nicht mit einem Support-Team.
Im Gegenzug
Eine anonymisierte Case Study nach 3 Monaten. Umfang und Details stimmen wir gemeinsam ab.
Kontakt
Interesse? Lassen Sie uns sprechen.
15 Minuten Videocall, kostenlos, unverbindlich. Ich zeige Ihnen VLEXA Inbound live.
Mit jeder Handy-Kamera. Auch ohne Internet.
Nachricht senden
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